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プライバシーポリシー

お客さま(取引先様)特定個人情報等の保護に関する方針

当社は、お客さま(取引先様)のマイナンバー(個人番号)及び特定個人情報等(以下、お客さまの特定個人情報等を「お客さま(取引先様)特定個人情報等」といい、これとお客さま(取引先様)のマイナンバー(個人番号)を総称して「お客さま(取引先様)特定個人情報等」といいます。)のお取扱いに関し「プライバシーポリシー」を基本とし、以下の方針でお取扱いいたします。

  1. お客さま(取引先様)特定個人情報等のお取り扱いについて
  2. お客さま(取引先様)特定個人情報等の第三者提供について
  3. お客さま(取引先様)特定個人情報等の共同利用について
  4. お預かりしているお客さま(取引先様)特定個人情報等の開示等について
  5. 当社のお客さま(取引先様)特定個人情報等に関するご相談窓口
  6. 法の遵守について
  7. 安全管理措置について
  8. 従業者および委託先の監督について
  9. マネジメント・システムの継続的改善について

お客さま(取引先様)特定個人情報等のお取り扱いについて

  1. 当社におけるお客さま(取引先様)特定個人情報等の利用目的
    当社で保有するお客さま(取引先様)特定個人情報等の利用目的は次の事務の範囲のとおりです。
    1. 報酬、料金、契約金、及び賞金の支払調書作成に係る事務
    2. 不動産の使用料等の支払調書作成に係る事務
    3. 不動産等の譲受けの対価の支払調書作成に係る事務
    4. 不動産等の売買又は貸付けのあっせん手数料の支払調書作成に係る事務
    なお、お客さま(取引先様)から直接書面にて記載されたお客さま(取引先様)特定個人情報等をお預かりする場合は、個人情報保護法18条第4項各号に該当する場合を除き、利用目的を明示させていただきます。
    ただし、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(以下「番号法」といいます。)29条第3項で読み替える個人情報保護法第16条第3項に該当する場合はこの限りではありません。

お客さま(取引先様)特定個人情報等の第三者提供について

当社は、お客さま(取引先様)特定個人情報等を第三者提供しません。ただし、番号法19条各号に定める場合には、事前に本人の同意を得ることなく、必要な特定個人情報等を関係する第三者に提供すること、又は、関係する第三者から必要な特定個人情報等の提供を受けることがあります。

お客さま(取引先様)特定個人情報等の共同利用について

当社が、お客さま(取引先様)からお預かりしているお客さま(取引先様)特定個人情報等を、特定の者との間で共同利用することはいたしません。

お預かりしているお客さま(取引先様)特定個人情報等の開示等について

  1. 当社は、お預かりしたお客さま(取引先様)特定個人情報等の本人から、自己に関する特定個人情報等の開示の求めがあった場合には遅滞なく対応することとし、次の各号のとおり手続きを定めます。
    1. 開示等のお申し出に必要な書類
      開示等のお申し出をされる場合は、次の請求書をダウンロードし所定の請求書に必要書類を添付の上、郵送によりご請求をお願いいたします。 ※申請にあたっては、以下の本人確認書類を同封願います。
      【本人確認書類】
      個人
      (本人)
      印鑑証明書(発行日より3か月以内で、現住所が記載されている原本)※1
      個人
      (代理人)
      契約者の印鑑証明書(発行日より3か月以内で、現住所が記載されている原本)※1
      代理人の印鑑証明書(発行日より3か月以内で、現住所が記載されている原本)※1
      ※開示申請書「委任事項」は、必ず契約者本人がご記入ください。
      ※ご連絡先へ確認の連絡をさせていただく場合があります。
      個人
      (法定代理人)
      法定代理人であることを確認できる書類(発行日より3か月以内の原本)
      (例)契約者が未成年者の場合:戸籍謄本(親子関係の分かるもの)
      (例)契約者が成年被後見人の場合:登記事項証明書(成年後見人名の記載があるもの)
      (例)契約者が未成年被後見人の場合:戸籍謄本(未成年後見人名の記載があるもの)
      法定代理人の印鑑証明書(発行日より3か月以内で、現住所が記載されている原本)※1
      法人 印鑑証明書(発行日より3か月以内で、現住所が記載されている原本)
      社員証等のコピー(有効期限内のもの)または名刺
      社員本人の印鑑証明書(発行日より3か月以内で、現住所が記載されている原本)※1
      ※法人のご連絡(総務部門等)へ確認の連絡をさせていただく場合があります。

      ※1の部分に限り、印鑑登録がないお客さまの場合は、下記の本人確認書類のコピーでお受付致します。 ただし、「マイナンバー」の印字がない住民票は、原本を提出いただきます。

      運転免許証 有効期限内のもので、各都道府県公安委員会発行のもの
      (国際運転免許証は除く)
      住民基本台帳カード 有効期限内のもので、顔写真の掲載および現住所が記載されているもの
      外国人登録証明書または在留カード・特別永住者証明証 それぞれ、現住所が記載されているもの 公共料金領収証および「マイナンバー」の印字がない住民票は発行日より3か月以内のもの
      身体障がい者手帳または療育手帳または精神障がい者保健福祉手帳

      補助書類(公共料金領収証or「マイナンバー」の印字がない住民票)
      それぞれ、現住所が記載されているもの 公共料金領収証および「マイナンバー」の印字がない住民票は発行日より3か月以内のもの

      注意事項

      ※本人確認書類の記載と現住所が異なる場合、「現住所が記載されている「マイナンバー」の印字がない住民票の原本」または「現住所が記載されている公共料金領収証のコピー(電気、都市ガス、水道に限ります)」を本人確認書類と併せて同封願います(いずれも発行日より3か月以内のもの)。

      ※当社からの回答は、ご契約者本人宛(ご契約者住所または請求書等送付先住所)に送付いたします。
      ただし、法定代理人からのご申請の場合に限り、法定代理人様宛(法定代理人の本人確認書類記載の住所)に送付いたします。また法人からのご申請の場合は、総務部門等または申請社員宛(法人側の契約者住所または請求書等送付先住所)に送付いたします。

    2. 請求書送付先
      〒107-0052
      東京都港区赤坂1-8-1 赤坂インターシティAIR
      株式会社ドコモCS マイナンバー対応窓口

      ※なお、封筒には朱書きで「申請書類在中」とお書き添え願います。

      ※「開示等のお申し出」により取得したお客さま(取引先様)特定個人情報等のお取扱いについて、開示等のお申し出によりお預かりしたお客さま(取引先様)特定個人情報等の利用目的は、開示等のお申し出の対応に必要な範囲のみで取り扱うものとします。

  2. 当社は、次の各号のいずれかに該当する場合は、当該求めに係る個人情報の全部又は一部について開示を行わないことがあります。開示を行わないことを決定した場合はその旨、理由を付記してお知らせいたします。(その場合、手数料をお支払いいただく必要はありません。)
    • 申請書に記載されている住所、本人確認書類に記載されている住所、当社の登録住所が一致しない場合、その他本人確認ができない場合。
    • 所定の申請書類に不備があった場合。
    • 開示の求めの対象が、当社に存在しない場合。
    • 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合。
    • 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合。
    • 他の法令に違反することとなる場合。
  3. 当社は、特定個人情報等の本人から、自己に関する特定個人情報等の訂正等(訂正、追加もしくは削除又は利用の停止もしくは第三者への提供の停止)の求めがあった場合には遅滞なく調査を行います。この場合において、当該求めに係る特定個人情報等の内容が事実でない場合その他当該特定個人情報等の取り扱いが適正でないと認められる場合は、遅滞なく訂正等を行います。
    (訂正等のお申出は、当社お客さま窓口までお願いいたします。)
    なお、当社は訂正等の求めがあった場合においても、法令等の規定に基づき、当該求めに係る特定個人情報等の全部又は一部について、訂正等を行わないことがあります。

当社のお客さま(取引先様)特定個人情報等に関するご相談窓口

当社のお客さま(取引先様)特定個人情報等の取り扱いにつきまして、下記まで、お申し出下さい。ご来社頂いてのお申し出はお受けいたしかねますので、ご了承いただきますようお願いいたします。

メールでのお問い合わせはこちら (E-Mail:m_number-ml_atmark_nttdocomo.com)

※迷惑メール対策のため、「@」を「_atmark_」と表示しております。
送信の際には「@」に変更してください。

法の遵守について

当社は、お客さま(取引先様)特定個人情報等の取扱いにあたって、「個人情報の保護に関する法律」、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」及び関連法令を遵守し、主管する省庁のガイドラインや業界ガイドラインを守ります。

安全管理措置について

当社は、お客さま(取引先様)特定個人情報等の取扱いにあたって、組織的安全管理措置、人的安全管理措置、物理的安全管理措置、技術的安全管理措置を適切に行います。

  1. 組織的安全管理措置
    委員会や各組織の管理責任者などの管理体制の構築、社内規程の整備、管理台帳やプロセス管理表などのステートメントの作成、更に継続的な改善など組織的な管理体制を構築しています。
  2. 人的安全管理措置
    役員、社員、派遣社員を問わず、お客さま(取引先様)特定個人情報等を取り扱う全ての従業者に、お客さま(取引先様)特定個人情報等の保護の重要性を周知・啓発し、守秘義務契約の締結と共に必要な監査・監督を行いその実効性を担保します。
  3. 物理的安全管理措置
    お客さま(取引先様)特定個人情報等を取り扱う建物やフロアの入退室管理、盗難等の防止、火災・落雷等によるお客さま(取引先様)特定個人情報等の棄損に対する対策、システムや文書の持出し・移送・保管時における施錠などの諸対策を講じます。
  4. 技術的安全管理措置
    個人データにアクセスする場合の認証・権限管理・制御・記録などのアクセス管理、システムへの不正ソフトウェア対策やウィルス対策、暗号化や責任の明確化などによる移送・送受信時の対策、情報システムの監視、などの技術的管理措置を講じます。

従業者および委託先の監督について

  1. 当社は、安全管理措置の実施その他の個人情報の適正な取り扱いの確保のため、従業者に対し、必要な教育研修を実施します。
  2. 当社は、[個人番号関係事務又は個人番号利用事務]の全部又は一部を委託する場合があります。この場合、当社は、個人情報を適正に取り扱うと認められるものを選定し、委託契約において、当社自らが果たすべき安全管理措置と同等の措置、秘密保持、再委託の条件その他の個人情報の取り扱いに関する事項について適正に定め、必要かつ適切な監督を行なうものとします。

マネジメント・システムの継続的改善について

当社は、お客さま(取引先様)特定個人情報等の保護に関するマネジメント・システム(コンプライアンス・プログラム)を常に最良の状態に維持するため、規程類を定期的、継続的かつ柔軟に見直し、技術や法制度の変化などに合わせ、適時適切なる管理体制の改善に努めます。

以上

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